Mit Process Mining nachhaltige Prozesse schaffen

Seit der Entwicklung neuer Technologien und der Integration dieser in bestehende Unternehmensstrukturen verlagern sich zunehmend Tätigkeiten und Entscheidungen in die digitale Welt. Die Kombination aus Data Mining und Prozessanalyse ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse im Detail zu verstehen und Engpässe sowie Verbesserungspotenziale aufzudecken. Im Kern handelt es sich beim Process Mining also um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und einen permanenten Abgleich von Soll- und Ist-Zustand.

Was bedeutet Process Mining?

Process-Mining ist eine Technik des Prozessmanagements, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse – auf Basis bereits vorhandener Daten in IT-Systemen – zu rekonstruieren und auszuwerten. Somit versetzt Process Mining Unternehmen in die Lage, die Funktionsweise ihrer Geschäftsprozesse zu verstehen und sie konsequent zu managen.

Wo kommt Process Mining zum Einsatz?

Process Mining findet in den verschiedensten Branchen und Industrien Anwendung. Hierunter zählen u.a.

Selbst die unterschiedlichsten Branchen stehen häufig vor gleichartigen Herausforderungen. Es stellen sich Fragen wie: Wo sind die einzelnen Chargen produziert worden? Wo gab es zu viele Wechsel in der Vertriebsplanung?

Angewendet wird Process Mining nicht nur in unterschiedlichen Industrien, sondern auch in unterschiedlichen Abteilungen. Der Schwerpunkt liegt jedoch vor allem auf dem Einkauf, der Logistik oder dem Vertrieb.

Wie funktioniert Process Mining?

Process Mining beschreibt das automatische Rekonstruieren von Prozessen auf Basis bereits vorhandener Daten, die aus unterschiedlichsten Quellen (z.B. ERP, CRM, ...) gezogen und schließlich in Form von Prozessmodellen oder Prozessgraphen visualisiert werden. So wird das Führen etlicher Interviews und Workshops vermieden.

Diese Vorgehensweise ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse mit einer Genauigkeit abzubilden, die bisher nicht möglich war.

Aus technischer Sicht liegt es in der Verantwortung des Kunden, die Daten zu liefern, und zwar in einem bestimmten Format und in einer bestimmten Qualität. INTARGIA prüft dann die Quellsysteme der Unternehmen (SAP, Oracle, MES-System, etc.) und erfasst Punkte wie:

Anschließend erfolgt die Konsolidierung der o.g. Punkte und die Information wird an das Process Mining Tool weitergegeben. Dieses generiert die Prozessbilder in allen Varianten.

Aus Prozess-Sicht identifiziert INTARGIA vorhandene Silos und verknüpft diese. Der Schwerpunkt liegt auf der Integration, d. h. statt einzelne Silos zu betrachten, wird eine siloübergreifende Perspektive eingenommen. Aus diesem Grund ist nicht nur die technische Sicht, sondern auch die Prozess-Sicht entscheidend für den Erfolg des Process Mining-Projekts.

Tipp

Sie möchten sich intensiver mit dem Thema Process Mining beschäftigen? Dann hören Sie doch in unseren Podcast rein:

Was ist der Nutzen von Process Mining für den Kunden?

Die Kombination aus Data Mining und Prozessanalyse ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse im Detail zu verstehen und Engpässe sowie Verbesserungspotenziale aufzudecken, um schließlich entsprechende Optimierungsschritte einzuleiten. So sorgt INTARGIA durch Process Mining dafür, dass Sie als erfolgreiche*r Projektleiter*in Ihren Ist-Prozess kennen und wissen, wie Sie den gewünschten Soll-Zustand erreichen.

Process Mining gleicht also den Soll-Zustand eines Unternehmens mit dem Ist-Zustand ab und bestimmt die Distanz dazwischen. Es werden Fragen beantwortet wie:

Ein Beispiel: Anhand der Change Requests in der PM-Anwendung kann der*die Ingenieur*in in der Entwicklung nachvollziehen, ob der Einkauf die notwendigen Teile bestellt hat und ob der Bestellprozess bereits im Gange ist. Es handelt sich dementsprechend um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und einen permanenten Abgleich des aktuellen Soll- und Ist-Zustandes. Dies bedeutet auch, dass frühzeitig interveniert werden kann, sobald sich Probleme anbahnen.

„Wo liegt mein derzeitiger Aufwand?“
„Welches Change Management ist nötig, wo kann mehr digitalisiert werden?“
„Ist eine Transparenz aller Prozesse nötig oder sollte man nur verschiedene Niederlassungen vereinen bzw. vergleichbar machen?“
„Wie sorge ich für eine erfolgreiche Umstellung von SAP R3 auf S4?“
„Handelt es sich um einen Greenfield- oder Brownfield-Approach?“

Indem End-to-End Prozesse im Detail aufgezeigt werden, wird ein enormer Mehrwert geschaffen. Vor allem in Hinblick auf das in 2023 in Kraft tretende Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz, dessen Erfüllung eine gewisse Transparenz erfordert, bietet Process Mining für Unternehmen einen großen Vorteil.

Mehr Informationen über das im nächsten Jahr in Kraft tretende Gesetz finden Sie hier.

Wie lange dauert ein Process Mining-Projekt?

Proof of Concept (PoC)-Projekt

= Untersuchung eines einzigen Prozesses z.B. Order-to-Pay-Prozess oder Produktionsprozess

Roll-out-Projekt

Der Roll-out geschieht Phase für Phase, Prozess für Prozess und ähnelt somit mehreren kleinen PoC's, die von Abteilung zu Abteilung parallel ausgerollt werden.
Hierbei ist schnelles Feedback vom Kunden nötig, damit Zwischenergebnisse aufgezeigt und agil angepasst werden können. Pro Sprint gibt es zusätzliche Feedbackphasen, in denen neue Anforderungen hervorgebracht und die noch benötigten Daten angefordert werden können.

Wichtiger Leitgedanke beim Process Mining ist: Schlechte Daten sorgen für ein schlechtes Ergebnis. D.h. es werden gute Daten benötigt, um Prozesse in den Systemen abbilden zu können. Abbruchgründe durch falsche Daten, aber auch eine fehlende Unterstützung der IT, sind nicht unüblich.

Unser Versprechen

INTARGIA stellt nicht nur den Projekterfolg sicher sondern gewährleistet auch, dass der Kunde den Prozess versteht, um in Zukunft eigenständig handeln zu können.